Política de Privacidad

1. Identificación del responsable

Pensión Sin Fronteras es un servicio de gestión de aportes pensionales y acompañamiento jurídico, dirigido a personas colombianas residentes en el exterior que desean continuar cotizando para su pensión en Colombia.

El registro inicial del usuario y la recolección de sus datos se realizan a través de este sitio web. La gestión posterior del servicio —el acompañamiento, la solicitud de información adicional cuando resulte necesaria, y la atención de las solicitudes del usuario— se adelanta principalmente a través de WhatsApp, sin perjuicio de los demás canales de atención dispuestos por el Responsable.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación y supresión de los datos personales tratados en el marco de la prestación de dicho servicio.

Empresa responsable:

ASK TECHNOLOGY S.A.S.

NIT:

901.425.503-6

Domicilio:

Carrera 64 #66-07

Ciudad:

Barranquilla, Atlántico, Colombia

Servicio:

Pensión Sin Fronteras

Correo electrónico (solicitudes):

info@pensionsinfronteras.com

Teléfono (solicitudes):

+57 (302) 207 3956

Responsable interno:

Departamento Jurídico

El acompañamiento y la asesoría jurídica que forman parte del servicio se prestan en colaboración con C&A ASESORES, en virtud del contrato de colaboración suscrito con ASK TECHNOLOGY S.A.S. Dicha firma accede únicamente a los datos personales estrictamente necesarios para la prestación de ese componente, y lo hace en calidad de Encargado del Tratamiento, bajo las instrucciones del Responsable.

2. Marco legal

La presente política se fundamenta en las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales, incluyendo:

Normativa Colombiana

• Constitución Política de Colombia, artículo 15
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Ley 1266 de 2008, en lo pertinente.
• Ley 1273 de 2009, sobre protección de la información y de los datos
• Ley 100 de 1993 y normas reglamentarias del Sistema General de Pensiones, en lo aplicable a la cotización de colombianos residentes en el exterior.
• Demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan la regulación sobre protección de datos personales.

Estándares Internacionales de Referencia

• Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD)
• Principios internacionales de licitud, transparencia, finalidad, minimización, seguridad y responsabilidad demostrada.

Dado que el servicio está dirigido a personas colombianas residentes fuera del país, y que una parte relevante de sus usuarios se encuentra en España y otros Estados de la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos no se invoca únicamente como referencia de buenas prácticas: debe evaluarse su aplicación directa en razón de su ámbito territorial. El Responsable reconocerá los derechos adicionales previstos en dicho reglamento respecto de los titulares a quienes les resulte aplicable.

3. Finalidad del tratamiento

Pensión Sin Fronteras recolecta y trata datos personales de los usuarios con las siguientes finalidades:

Vinculación y gestión de usuarios

• Registrar la vinculación del usuario al servicio a partir de la información suministrada en el formulario de registro del sitio web.
• Administrar y mantener actualizada dicha información durante la vigencia de la relación.

Verificación de identidad

• Enviar y validar el código de verificación remitido por mensaje de texto o correo electrónico al momento del registro.
• Verificar la identidad del solicitante antes de atender solicitudes relativas a sus datos personales.

Gestión del servicio a través de canales de mensajería

• Recolectar, a través de WhatsApp, la información adicional que resulte necesaria para la prestación del servicio y para la gestión de los aportes del usuario.
• Mantener el registro de las comunicaciones sostenidas por ese canal, como soporte de las instrucciones impartidas por el usuario y de las gestiones adelantadas.

Determinación de la situación pensional

• Recolectar la información que permite establecer el estado pensional del usuario, incluida su edad y el salario sobre el cual desea cotizar.
• Calcular y comunicar el monto que corresponde aportar mensualmente
• Poner a disposición del usuario el resumen de su situación pensional en pesos colombianos, así como la información asociada, tal como contribuciones restantes, edad de jubilación y semanas cotizadas.

Gestión de aportes y débito automático

• Ejecutar el débito automático mensual previamente autorizado por el usuario para sus contribuciones pensionales.
• Gestionar la suspensión, modificación o cancelación de dicha autorización

Procesamiento de pagos

• Gestionar y validar los pagos únicos y recurrentes efectuados mediante los medios de pago dispuestos para la prestación del servicio.
• Atender novedades, rechazos y reclamaciones asociadas a las transacciones

Historial de contribuciones

• Mantener el registro de todas las contribuciones efectuadas por el usuario desde su vinculación al servicio.
• Permitir la consulta de la información relacionada con aportes anteriores

Acompañamiento y asesoría jurídica

• Gestionar la contratación y la prestación de los servicios de asistencia jurídica pensional, laboral, civil y de familia ofrecidos como parte del servicio.
• Realizar el cobro correspondiente a los servicios seleccionados

Informes pensionales

• Elaborar el informe general de situación pensional solicitado por el usuario y remitirlo al correo electrónico registrado.

Atención al usuario

• Resolver consultas, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos
• Brindar soporte relacionado con el uso del servicio y con el proceso de pago, a través de llamada telefónica, WhatsApp y correo electrónico.

Notificaciones

• Informar al usuario sobre la ejecución de los débitos, la atención de sus solicitudes y los hitos relevantes de su proceso pensional.

Programa de referidos

• Gestionar las invitaciones y los beneficios derivados del programa de referidos, conforme al cual los usuarios que refieran a cinco personas obtienen una contribución exenta de gastos administrativos, y quienes refieran a más de diez personas obtienen tres meses de exención.

Datos tratados

Pensión Sin Fronteras podrá tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación
• Datos de contacto
• País y ciudad de residencia en el exterior
• Información pensional y laboral suministrada por el usuario, incluidos su edad y el salario base sobre el cual desea cotizar.
• Historial de contribuciones efectuadas a través del servicio
• Información asociada a los servicios jurídicos contratados
• Número de teléfono y contenido de las comunicaciones sostenidas a través de WhatsApp y de los demás canales de atención.
• Registros técnicos de acceso y auditoría de los sistemas del Responsable

El Responsable no almacena ni accede a la información financiera completa del usuario. Los datos de las tarjetas y cuentas empleadas para los aportes son administrados directamente por el proveedor de servicios de pago.

Este sitio web emplea cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento. En caso de incorporarse cookies analíticas o de terceros, se informará previamente al usuario y se habilitará el mecanismo de gestión del consentimiento correspondiente.

Nota: el servicio está dirigido exclusivamente a personas mayores de edad y no recolecta datos de menores. La gestión de los aportes pensionales no requiere datos sensibles. Si en el marco de la asesoría jurídica el usuario suministra datos de esta naturaleza, tales como información de salud relacionada con una pensión de invalidez, estos serán tratados únicamente con su autorización explícita, previa advertencia de que no está obligado a otorgarla.

4. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento
• Ser informados respecto del uso dado a sus datos personales
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos
• Solicitar la supresión de sus datos personales cuando proceda legalmente
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales cuando sea procedente.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren vulnerados sus derechos.

Respecto de los titulares a quienes resulte aplicable el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, se reconocerán adicionalmente los derechos de portabilidad, limitación del tratamiento y oposición allí previstos.

5. Procedimiento para ejercer los derechos

Consulta y/o actualización de datos personales

Los usuarios podrán consultar y actualizar sus datos personales mediante solicitud dirigida a cualquiera de los siguientes canales. La solicitud será atendida previa verificación de la identidad del solicitante.

• WhatsApp: +57 (302) 207 3956, desde el número de teléfono registrado.
• Correo electrónico: info@pensionsinfronteras.com, desde la dirección asociada a su registro.

Solicitud de eliminación de datos

Los usuarios podrán solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales y la terminación del servicio, por los mismos dos canales indicados. El procedimiento detallado, junto con el listado de los datos que se eliminan y de los que se conservan, se publica de forma permanente en la página deeliminación de cuenta.

Revocatoria de la autorización

La revocatoria podrá solicitarse mediante comunicación dirigida a los canales de atención habilitados, especialmente a través del correo electrónico destinado a la atención de asuntos de protección de datos. Cuando la revocatoria impida la ejecución de aportes pensionales ya programados, el Responsable informará al usuario las consecuencias operativas de su solicitud antes de hacerla efectiva.

Consultas y reclamos

Las consultas y reclamos podrán presentarse a través de:

• Correo electrónico
• Línea telefónica y WhatsApp
• Las respuestas serán gestionadas por el departamento de PQR

Los términos de respuesta se aplicarán conforme a los plazos establecidos en laLey 1581 de 2012 y demás normas que la complementen: diez (10) días hábiles para las consultas, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, y quince (15) días hábiles para los reclamos, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando en ambos casos los motivos de la prórroga y la fecha en que se atenderá la solicitud.

6. Transferencia y transmisión de datos

Pensión Sin Fronteras es un servicio dirigido a personas colombianas residentes fuera del país, principalmente en Estados Unidos, España, Ecuador, Chile y Canadá. Por esta razón, el tratamiento de datos personales tiene naturaleza transfronteriza desde el momento mismo de la vinculación del usuario.

El Responsable podrá compartir información con terceros encargados de prestar los servicios necesarios para la operación. Estos son, en particular, el proveedor de servicios de pago, el proveedor de la infraestructura tecnológica donde se aloja la información, el proveedor del servicio de mensajería empleado para el envío de los códigos de verificación, y la firma C&A ASESORES en lo relativo al acompañamiento y la asesoría jurídica contratados por el usuario.

De manera particular, dado que la gestión ordinaria del servicio se adelanta a través de WhatsApp, el proveedor de dicha plataforma de mensajería trata los datos de contacto del usuario y el contenido de las comunicaciones, conforme a sus propias condiciones de servicio y desde infraestructura ubicada fuera de Colombia. El usuario que opte por este canal es informado de tal circunstancia al momento de su registro.

Cuando corresponda, se celebrarán los contratos de transmisión de datos exigidos por la legislación aplicable, en los cuales se establecen las obligaciones de confidencialidad y seguridad a cargo del Encargado. La transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección se sujetará a las condiciones previstas en el artículo 26 de laLey 1581 de 2012 y a los criterios fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular a la autorización expresa e inequívoca del titular cuando no concurra otra de las excepciones legalmente admitidas.

7. Seguridad de la información

Pensión Sin Fronteras implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido.

Medidas técnicas

• Cifrado de la información sensible
• Verificación de la identidad del usuario mediante código remitido por mensaje de texto o correo electrónico.
• Uso de certificado SSL para la protección de las comunicaciones del sitio web y del formulario de registro.
• Copias de seguridad orientadas a garantizar la disponibilidad y continuidad del servicio.

Medidas administrativas

• Restricción de acceso a los datos personales únicamente al equipo de desarrollo y responsables del negocio.
• Control de accesos basado en funciones y responsabilidades
• Pruebas funcionales internas antes del despliegue de nuevas versiones de los sistemas que soportan el servicio.
• Gestión de incidentes con participación del equipo de desarrollo, responsables del negocio y área jurídica.

Las comunicaciones sostenidas a través de plataformas de mensajería de terceros están sujetas adicionalmente a las condiciones de seguridad y privacidad de dichos proveedores, que el Responsable no controla. Por esa razón, el Responsable se abstiene de solicitar por ese canal información que no resulte necesaria para la prestación del servicio.

Ante la detección de un incidente que comprometa datos personales, el Responsable adoptará las medidas de contención correspondientes, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos exigidos por la normativa vigente y notificará a los titulares afectados cuando así proceda.

8. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados mientras el usuario mantenga una relación activa con el servicio o durante el tiempo requerido por obligaciones legales aplicables. La eliminación o anonimización de los datos se realizará cuando el titular lo solicite, sin perjuicio de los deberes legales de conservación que resulten aplicables y que se detallan más adelante.

9. Vigencia y modificaciones de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigor a partir del inicio de la operación del servicio Pensión Sin Fronteras y de su publicación en esta página. La política será revisada y actualizada periódicamente, con una frecuencia estimada de seis (6) meses o cuando se produzcan cambios normativos, tecnológicos, operativos o de negocio que lo requieran. La presente política permanecerá vigente mientras ASK TECHNOLOGY S.A.S. realice actividades de tratamiento de datos personales en el marco de la operación del servicio.

Cada versión publicada indicará de manera visible su fecha de última actualización, su número de versión y el responsable de su aprobación, con el fin de garantizar trazabilidad normativa y control documental.

10. Conservación y retención de datos

Los datos personales se conservarán en los servidores de la Compañía únicamente por el término que dure la relación comercial y operativa del usuario con el servicio. Una vez terminada la relación o solicitada la supresión, se conservarán exclusivamente aquellos registros obligatorios exigidos por el Estatuto Tributario de Colombia y el Código de Comercio, en particular los soportes de las contribuciones efectuadas y de los servicios jurídicos prestados, bloqueando los datos para cualquier uso comercial o de mercadeo y procediendo a su posterior destrucción o anonimización definitiva.